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一、前期筹备（关键！60%的坑在这阶段埋下）

1. 明确核心需求  

别急着动手！先问清老板或甲方：  

会议目标（是签单、品牌曝光、还是内部培训？）  

参会人群（客户、领导、员工？人数大概多少？）  

预算上限（先问钱！别做完了发现超支背锅）  

2. 组建团队，分工到人 

小会议1-2人足够，大型会议必须分：  

总控（盯全局，对接领导）  

执行（场地、物料、设备）  

接待（签到、食宿、交通）  

宣传（摄影、新闻稿、直播）  

关键点：用共享表格（比如腾讯文档）列任务清单，每天下班前同步进度。

3. 场地踩点，细节决定成败  

别只看照片！必须实地看：  

测网络信号（尤其领导讲话的位置）  

看厕所距离（超过50米体验差）  

 试麦克风回声（圆桌会议室常见问题）  

 隐藏成本：LED屏是否单独收费？超时1小时加多少钱？空调费是否另算？

4. 日程表要“反人类设计” 

比如：  

领导讲话原定10分钟，实际至少预留15分钟；  

茶歇别卡整点（10:50开始，避免拖到11点没人回来）；  

重要环节（签约、颁奖）往前放，避免后半场人溜号。

二、执行阶段（现场比剧本更魔幻）

1. 物料清单照着抄 

必带物品（除了常规资料）：  

大号充电宝（嘉宾手机没电会找你）  

别针、双面胶（桌牌突然倒下时救命）  

备用U盘（演讲者PPT打不开直接换电脑插）  

小药箱（创可贴、布洛芬，有人低血糖就靠你了）

2. 签到环节的坑  

提前测试扫码设备（遇到过二维码扫不出的崩溃吗？）  

纸质签到表备用（电子系统崩了还能手写）  

区分身份：嘉宾、媒体、普通参会者用不同颜色胸牌（避免混进蹭饭的）。

3. 现场控制潜规则  

领导座位：提前问清职务排序（拍照时C位不能错）  

PPT统一收：提前1天让所有人发你备份，避免现场临时改内容  

摄影机位：领导讲话时别拍观众打哈欠（别问怎么知道的）  

茶歇时间：盯着服务员补饮料（最后10分钟基本只剩空盘子）

三、突发情况预案（没有Plan B就别干这行）

1. 人员缺席  

关键嘉宾迟到？主持人先互动提问拖时间  

演讲者堵车？提前让他把PPT发你，找同事代讲

2. 设备翻车 

投影仪黑屏：立刻切换备用笔记本  

麦克风啸叫：快速关掉全场麦，用手持麦顶替

3. 时间失控  

领导超时：写纸条“剩余5分钟”递过去  

环节冷场：准备2-3个托儿提问（提前沟通好）

四、会后收尾（做不好前功尽弃）

1. 当天必须做完：  

回收所有资料（合同、签到表存档）  

结算供应商款项（别拖，下次合作才好砍价）

2. 反馈收集：  

发问卷给参会者（重点问“最不满意的环节”）  

内部复盘会（记录哪里想骂人，下次改进）

3. 宣传跟进：  

24小时内发新闻稿（带照片）  

朋友圈素材包发给领导（他们懒得自己整理）

血泪经验总结

1. 千万别相信“随便搞搞”：领导说简单，但现场出问题第一个找你  

2. 留10%预算应急：临时加座椅、买矿泉水都得花钱  

3. 穿平底鞋：一天走2万步是常态  

4. 学会甩锅：酒店设备问题？提前签合同写明责任方！